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工作流程圖

業(yè)務(wù)流程及質(zhì)量要求

1、領(lǐng)取檔案

（1）、操作規(guī)范

a、從甲方領(lǐng)取檔案：由雙方檔案交接人員當(dāng)面清點(diǎn)需要領(lǐng)取的檔案案卷號(hào)、數(shù)量，并打印檔案交接清冊(cè)兩份，雙方簽字確認(rèn)后，各執(zhí)一份。

b、做好收發(fā)記錄表。

c、內(nèi)部領(lǐng)取檔案：加工過(guò)程中，操作人員必須在收發(fā)記錄表上對(duì)所領(lǐng)取的檔案簽字并記錄領(lǐng)取和歸還時(shí)間。

（2）、質(zhì)量要求

a、在與甲方交接檔案的時(shí)候，一定要做到******無(wú)誤，不允許出現(xiàn)缺檔案和多檔案的情況發(fā)生；

b、檢查檔案號(hào)是否重復(fù)，不要有重號(hào)和漏號(hào)的情況出現(xiàn)，以免對(duì)以后的工作造成影響；

c、內(nèi)部人員在加工過(guò)程中領(lǐng)取檔案要作好相應(yīng)的記錄，******隨時(shí)都能知道某卷檔案目前的加工狀態(tài)和實(shí)物檔案所在的位置。

2、前處理（包括拆檔、裱糊等）

  （1）、操作規(guī)范：將原檔案拆開(kāi)，去釘?shù)?，并將其分成?dú)立的頁(yè)以便掃描；對(duì)有破損等情況的檔案進(jìn)行裱糊。

（2）、質(zhì)量要求：要將檔案中所有的金屬物去除，檔案要拆分成獨(dú)立的頁(yè)，不得有粘連的情況，以方便掃描。在拆檔案的過(guò)程中要注意保護(hù)原始檔案，不能在拆檔案的過(guò)程當(dāng)中對(duì)原檔案造成人為的損壞；對(duì)已破損，裝訂邊過(guò)小導(dǎo)致裝訂后會(huì)壓字的，以及客戶要求的其它需要裱糊的檔案進(jìn)行裱糊。裱糊前應(yīng)檢查卷內(nèi)頁(yè)碼編寫(xiě)是否正確，如有錯(cuò)編、漏編的應(yīng)返回重新編寫(xiě)；不損壞原載體和字跡及其他歷史痕跡；檔案的拆卷與裝訂要確保檔案順序與裝訂前一致，無(wú)漏頁(yè)，反頁(yè)，倒頁(yè)等情況。

（3）、質(zhì)量控制：前處理各工序的質(zhì)量由掃描人員在掃描過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員作不定期的抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)責(zé)令相關(guān)人員改正，并將錯(cuò)誤記錄上報(bào)公司作相應(yīng)的處罰，以控制其質(zhì)量。

3、掃描

（1）、操作規(guī)范：掃描人員首先找到自己將要掃描的檔案，并在收發(fā)記錄表上找到對(duì)應(yīng)的檔案填寫(xiě)領(lǐng)取日期并簽字，然后將所領(lǐng)檔案用公司的單機(jī)掃描程序進(jìn)行掃描。

  （2）、分辨率：案卷正文大于等于300dpi，封面大于等于300dpi，圖片照片為300dpi。

針對(duì)紅頭文件和蓋有公章的進(jìn)行彩色掃描處理，彩色圖像存儲(chǔ)格式為：JPG，掃描出來(lái)的圖片文件以檔號(hào)命名，做到層次清晰、直觀，圖像文件以“0008.jpg”格式命名，并存放到本機(jī)硬盤(pán)。在掃描過(guò)程中，不要對(duì)原檔案造成損壞；仔細(xì)檢查掃描的檔案是否有夾頁(yè)，避免有漏掃或重掃的情況發(fā)生；并應(yīng)根據(jù)不同的檔案質(zhì)量（字跡的清晰度）隨時(shí)對(duì)掃描亮度、對(duì)比度以及圖像尺寸進(jìn)行調(diào)節(jié)，以確保掃描出來(lái)的圖片字跡清晰，亮度合格，圖像完整；掃描圖像允許有一定的歪斜度，但不宜過(guò)大。

   （3）、質(zhì)量控制：掃描圖像的質(zhì)量由質(zhì)檢人員對(duì)其進(jìn)行全面監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指正，并做好相應(yīng)的記錄報(bào)送本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人責(zé)令其及時(shí)改正錯(cuò)誤并根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的處罰。

4、質(zhì)檢

（1）、操作規(guī)范：對(duì)已經(jīng)完成掃描的檔案電子圖像使用公司的單機(jī)質(zhì)檢程序進(jìn)行逐頁(yè)的質(zhì)量檢查，包括頁(yè)碼、亮度、字跡的清晰度、分辨率、掃描格式等，質(zhì)檢后的成品數(shù)據(jù)保存到本地硬盤(pán)。

（2）、質(zhì)量要求：質(zhì)檢人員在質(zhì)檢的時(shí)候，查仔細(xì)檢查其頁(yè)碼是否正確，有無(wú)掃錯(cuò)頁(yè)、掃漏頁(yè)以及掃重頁(yè)等情況；掃描的頁(yè)面是否完整，亮度是否合格，字跡是否清晰以及分辨率是否為300DPI，掃描格式、文件命名格式是否達(dá)到客戶要求。還要對(duì)掃描人員的各種錯(cuò)誤作相應(yīng)的記錄，及時(shí)反饋給相關(guān)負(fù)責(zé)人和掃描人員，以便及時(shí)更正其錯(cuò)誤，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也可以以此來(lái)了解本項(xiàng)目目前的運(yùn)行狀況，隨時(shí)作出調(diào)整。

（3）質(zhì)量控制：質(zhì)檢后的成品數(shù)據(jù)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)其進(jìn)行抽查，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知相關(guān)人員，責(zé)令其改正。并做好相關(guān)記錄上報(bào)公司，按公司的規(guī)章制度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行重罰。

5、   OCR識(shí)別(根據(jù)單位或行業(yè)要求)

6、綜合、備份

   （1）、操作規(guī)范：將復(fù)核完成和掃描質(zhì)檢完成的數(shù)據(jù)用公司的單機(jī)綜合程序綜合到一起，形成獨(dú)立的備份數(shù)據(jù)，成為***終的成品光盤(pán)數(shù)據(jù)。

（2）質(zhì)量控制：復(fù)查人員要對(duì)每一卷成品數(shù)據(jù)里面的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查，******成品數(shù)據(jù)盤(pán)的質(zhì)量。并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)數(shù)據(jù)盤(pán)進(jìn)行質(zhì)量抽查，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)通知相關(guān)責(zé)任人改正，并做好相關(guān)記錄上報(bào)公司，按公司相關(guān)制度進(jìn)行重罰。

7、掛接

（1）、操作規(guī)范：將質(zhì)檢的成品數(shù)據(jù)使用公司的識(shí)別程序，轉(zhuǎn)換成文件相應(yīng)命名格式，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到本機(jī)硬盤(pán)里面。

（2）、批量掛接：掛接按照新標(biāo)準(zhǔn)使用批量掛接方式掛接。掛接后的數(shù)據(jù)能進(jìn)行正常的閱讀和利用。

8、裝訂還原

   （1）、操作規(guī)范：將數(shù)字化加工工作完成的原始檔案按要求進(jìn)行裝訂還原。

   （2）、質(zhì)量要求：裝訂過(guò)程中，要注意對(duì)原始檔案的保護(hù)。裝訂后要三孔一線，以左、下取齊，并檢查有無(wú)掉頁(yè)等情況。

（3）、質(zhì)量控制：裝訂還原檔案的質(zhì)量由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)人進(jìn)行抽查，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)責(zé)令相關(guān)人員改正，并做好相關(guān)記錄上報(bào)公司。按公司規(guī)章制度進(jìn)行處罰。

9、   歸還檔案

（9）、操作規(guī)范：將數(shù)字化加工完成并裝訂還原好的檔案清點(diǎn)數(shù)量，將檔案搬運(yùn)至甲方庫(kù)房，按檔案領(lǐng)取清單順序歸還給甲方。

   （2）、質(zhì)量要求：我方檔案交接人員先把需要?dú)w還的檔案排序，清點(diǎn)數(shù)量，準(zhǔn)備好檔案交接清冊(cè)與甲方交接人員進(jìn)行檔案交接工作。

（3）質(zhì)量控制：雙方分別清點(diǎn)歸還檔案數(shù)量，若雙方清點(diǎn)數(shù)量一致方可在交接清冊(cè)上簽字確認(rèn)歸還，確保檔案交接不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。

10、條形碼張貼(法院檔案要求)

（1）條形碼為16位阿拉伯?dāng)?shù)字組合，其中前6位按《各級(jí)法院代字表》編碼，后10位為檔案編碼。

（2）條形碼大小規(guī)格為50mm×30mm，外觀為白底黑色條紋。

（3）條形碼橫向居中加貼在卷宗上端位置，并預(yù)留2mm上邊距，粘貼要牢固、美觀。

（4）條形碼進(jìn)行流水編號(hào)，從“0000000001”號(hào)開(kāi)始，一個(gè)檔案編碼對(duì)應(yīng)單一的卷宗實(shí)體，不間斷、不重復(fù)。如四川省******人民法院的起初檔案條形碼為5100000000000001。

（5）加貼條形碼以卷為單位，每一卷檔案實(shí)體加貼一條條形碼，一卷一碼。檔案一個(gè)案件有多卷的，須分別加貼條形碼。

（6）條形碼編號(hào)一經(jīng)分配，不得更改，保持案卷和編碼的永遠(yuǎn)匹配性。

（7）當(dāng)粘貼條形碼的案卷出現(xiàn)移交、銷(xiāo)毀、滅失等情況時(shí)，其相對(duì)應(yīng)的條形碼編號(hào)應(yīng)空置不用，不得重新分配給其它案卷。

（8）條形碼粘貼應(yīng)根據(jù)法院檔案在庫(kù)房的實(shí)際排架順序依次加貼，若因歷史原因?qū)е掳柑?hào)、檔號(hào)有缺號(hào)的，條碼順序保持不變，不需預(yù)留編碼。