市場上早期出現(xiàn)的檔案信息管理軟件是用來對紙質(zhì)檔案資料實現(xiàn)計算機輔助管理，功能上完成計算機數(shù)據(jù)檢索，國內(nèi)外開發(fā)的各種各樣檔案信息管理系統(tǒng)基本上都只能滿足檔案信息的靜態(tài)管理，比如檔案信息整編、統(tǒng)計、著錄等。隨著社會生活和工業(yè)生產(chǎn)等領(lǐng)域信息化建設(shè)產(chǎn)生大量數(shù)字信息和電子文件，需要對電子檔案管理進行更多的探索和實踐。由于我國信息化建設(shè)取得長足進步，公眾對公共檔案資源利用率迅速增加，為了滿足公眾使用檔案的需要，加快國家信息化建設(shè)，目前出現(xiàn)了各種形式的檔案信息管理和建設(shè)工作，而檔案信息管理軟件的廣泛應(yīng)用，極大方便了檔案信息管理工作的開展。
目前的檔案信息管理軟件主要實現(xiàn)三大類功能：
一是通過人工操作設(shè)計對電子文件進行物理歸檔；
二是通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)電子文件管理，比如電子文件前端控制管理理論；
三是建立目錄庫，實現(xiàn)電子文件的高效調(diào)用。電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成體系，提供用戶完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢利用，也可以與本單位的OA辦公自動化或MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善和高效的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)，從而高效、完整地實現(xiàn)人們對各種類型的檔案資料進行電子化、網(wǎng)絡(luò)化集中管理，并對其流轉(zhuǎn)過程進行實時的監(jiān)控。
一體化系統(tǒng)
檔案管理軟件適用范圍
適用于行政、企事業(yè)單位。自定義檔案模板，可管理各類形式檔案：文書檔案、人事檔案、照片檔案、實物檔案、會計檔案、基建檔案、工程檔案、客戶關(guān)系檔案等等。符合國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》(最新標(biāo)準(zhǔn))。
檔案管理軟件主要功能
主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護等七大模塊?？梢源鎯Σ⒆x取各種格式的電子文檔。內(nèi)置完備的打印格式，并可自定義打印格式，各類登記簿實現(xiàn)了流水、滿頁打印?？稍O(shè)置為網(wǎng)絡(luò)版，實現(xiàn)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上多臺計算機數(shù)據(jù)庫的共享。支持打印、讀取條形碼，支持讀取員工卡，為檔案文件的借閱登記提供了更多方便。
檔案管理軟件功能簡介
檔案管理軟件收文登記
對于上級來文，錄入電腦后，可同時打印收文批閱承辦箋和收文登記簿。打印收文登記簿像打印存折那樣自動接上次打印，當(dāng)然也可以指定本次打印起始行。收文序號由電腦自動編號，收文序號打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角，便于向各部室分發(fā)文件時檢索。本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫，供以后查詢及入檔時調(diào)用。如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失，可從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出補充打印。
檔案管理軟件行文登記
可以各部室行一個總號，如*中銀，也可以行多個號，如*中銀財，*中銀黨。系統(tǒng)按年度自動對行文編號，包括行文序號和行文字號。行文登記后，可打印“行發(fā)文”和“行文登記簿”，“行文登記簿”可自動接上次行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可積累一段時間后統(tǒng)一打印。登記時只需手工輸入三項內(nèi)容：“附件”、“主題詞”和“標(biāo)題”，其它內(nèi)容在備選項中選擇即可，如“主送”“抄送”“封發(fā)日期”等等，當(dāng)然這需要你事先做一些必要的設(shè)置。本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫，供以后查詢及入檔時調(diào)用。
檔案管理軟件組建檔卷
可以任選以下一種作為本單位的檔案分類方案：
“年度—機構(gòu)(問題)—保管期限”分類法；
“年度—保管期限—機構(gòu)(問題)”分類法；
“機構(gòu)(問題)—保管期限—年度”分類法；
“機構(gòu)(問題)—年度—保管期限”分類法；
“保管期限—年度—機構(gòu)(問題)”分類法；
“保管期限—機構(gòu)(問題)—年度”分類法；
“年度—保管期限”分類法。
檔案文件的來源分四類，即來自收文、來自行文、新增內(nèi)容，進行檔案錄入時，對于前兩種，只需錄入相應(yīng)收文（或行文）序號，即調(diào)出將相應(yīng)文件，新增內(nèi)容是指會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其它未經(jīng)本系統(tǒng)登記的文件，這類文件手工錄入即可。檔號、責(zé)任者等均為電腦自動產(chǎn)生。檔號格式可以自定義。可打印的內(nèi)容包括：歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。
檔案管理軟件公文查詢
可分別對收文數(shù)據(jù)、行文數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)進行查詢。
可指定一個或多個條件進行查詢，如對于收文數(shù)據(jù)可指定“標(biāo)題包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多個條件進行查詢，所指定條件是“并且“關(guān)系。
可打印查詢報告，打印出所查詢到的內(nèi)容。
檔案管理軟件主要功能描述
檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的綜合管理功能。系統(tǒng)涉及的范圍應(yīng)涵蓋檔案管理活動中需要用計算機進行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括對檔案數(shù)字化工作中的掃描、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、修版、文字識別(OCR)、正文錄入、校對、著錄、審核等處理環(huán)節(jié)的管理功能；文件或材料收集；檔案整編（數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能實現(xiàn)根據(jù)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號自動標(biāo)引的功能）；檢索查詢；借閱管理；檔案利用；檔案編研；輔助實體管理(包括對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相應(yīng)的管理或處理)。
主要功能一是通過與公文管理子系統(tǒng)的連接實現(xiàn)綜合辦公系統(tǒng)的收、發(fā)文在流轉(zhuǎn)結(jié)束后進行預(yù)歸檔，通過系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)接口，將需要歸檔的信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)。二是通過對已有館藏文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實物檔案等的數(shù)字化，實現(xiàn)檔案的全面自動化管理和提供不受用戶站點限制的網(wǎng)絡(luò)查詢利用服務(wù)。
根據(jù)當(dāng)前IT技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用潮流，參照國內(nèi)數(shù)字化檔案館的應(yīng)用需求，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括以下幾個方面的模塊：
●檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊
●檔案數(shù)據(jù)存儲及管理模塊
●檔案數(shù)據(jù)查詢利用模塊
●系統(tǒng)維護模塊
●系統(tǒng)幫助模塊
●用戶權(quán)限分配模塊
檔案管理軟件綜合檔案管理
檔案管理軟件產(chǎn)品介紹
綜合檔案管理平臺面向政府機關(guān)及企事業(yè)單位，在設(shè)計上考慮了信息資源管理的發(fā)展趨勢,系統(tǒng)支持多模式歸檔文件整理，多全宗管理模式，跨庫檢索查詢等功能，并實現(xiàn)了與在線OCR、全文檢索、雙層PDF/CEB技術(shù)、數(shù)據(jù)交換、圖形圖像處理、流文件瀏覽等新技術(shù)的集成。
檔案管理軟件系統(tǒng)特點
功能模塊布局合理、操作簡單方便
優(yōu)化文件管理和檔案管理，做到兩者無縫連接
實現(xiàn)檔案收集管理過程的自動化
支持多全宗管理模式
系統(tǒng)安全可靠
大量技術(shù)的應(yīng)用集成
支持多種電子文件的瀏覽和顯示
檔案管理軟件企業(yè)檔案管理
檔案管理軟件產(chǎn)品介紹
企業(yè)檔案管理平臺面向政府機關(guān)、大型企業(yè)、科研院所和工程設(shè)計單位，系統(tǒng)具有強大的網(wǎng)絡(luò)功能和系統(tǒng)擴展能力，擁有檔案信息管理平臺技術(shù)、用戶界面生成器、批量掛接技術(shù)、多文件瀏覽器技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、通用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)、通用報表生成器、先進的在線OCR漢字識別等獨有技術(shù)。
檔案管理軟件系統(tǒng)特點
檔案的平臺化管理體系架構(gòu)
強大的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用功能
支持多種電子文件的瀏覽和顯示
標(biāo)準(zhǔn)化程度高
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