一、聲像檔案歸檔說明
1、原則上由收集部門或形成部門移交歸檔，新聞宣傳內容的聲像檔案集中由新聞宣傳口收集歸檔；聲像材料的歸檔時間，原則上在形成后隨其它載體檔案一起歸檔，特殊情況可適當延長。
2、歸檔的聲像材料必須是原版件而非壓縮件，并保證齊全完整。
3、歸檔的聲像材料必須圖像清晰，聲音清楚，并由攝錄人員編寫簡要的文字說明。
4、文字說明的要求：（1）準確揭示聲像材料的內容。（2）對工程項目、科研課題等應標明其名稱，并概括其主要特點，標明項目編碼。（3）照片以自然張編寫說明，一組聯(lián)系密切的照片應加總說明。時間、地點、內容、人物、背景、攝錄者，時間用阿拉伯數(shù)字表示（4）錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等按保管單位編寫說明。
5、各單位檔案室要梳理聲像檔案的主要形成部門和相關責任人，要建立必要的歸檔控制措施，以防散失。
二、聲像檔案整理收集期限
（一）聲像檔案的整理、分類根據(jù)“企業(yè)文檔管理中心”設置的模塊要求提交歸檔，光盤依照年度流水號排列和編目，保證其系統(tǒng)、便于保管和利用
（二）分類與編號錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤按全宗-分類號-年度-期限-件號（01-S-2010-02-0001）。同一內容分錄幾盤的應在著錄標題上標明（4-1、4-2、4-3、4-4）的注明。
（三）聲像檔案的保管期限一般定為長期。
三、聲像檔案保管注意事項
1 聲像檔案入庫前要進行質量檢查，剔除損壞、污損件，有條件進行必要的技術處理。
2 聲像檔案應立放。磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場
3 對庫存的聲像檔案應定期進行檢查。不常用的錄音帶、錄像帶、影視膠帶等至少一年重繞一次，對已污損的，要及時修補、復制、報損。
4 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經過鑒定，并經主管領導審批，登記造冊。
5 聲像檔案原版一般不得借出檔案室，如有特殊需要，經主管領導批準后方可限期外借。利用率高的聲像檔案可制作復制件外借。
6 聲像檔案的保管條件按照國家標準要求，錄音、錄像帶在溫度18～24°C、相對濕度在40～60%；照片在溫度14～24°C、相對濕度在37～67%；底片、膠片在溫度13～15°C、相對濕度在35～45%的情況下保存。
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